Organización empresarial.
El constante crecimiento organizativo y documental de una empresa puede llegar a ser un problema si este no está correctamente estructurado. La definición de sistemáticas de archivo, denominación de estos y, en resumen, de una correcta organización documental empresarial permite a las empresas un mayor control de su documentación.
Las ventajas organizativas con las siguientes:
- Disposición común en la organización del archivo documental de la organización, lo que facilita el acceso de los mismos aún cuando la persona encargada del archivo no se encuentra en las instalaciones.
- Las denominaciones excesivamente largas de los archivos impiden posteriores copias de seguridad de parte de los archivos, y con ello la pérdida de información. Una correcta denominación de archivado reduce estas anomalías y asegura la posterior disposición del archivo.
- Una sistemática de archivo definida y denominación consensuada de los mismos, asegura el correcto uso de los archivos, evitando un uso incorrecto de los mismos por obsolescencia o incorrecta ubicación..
- También facilita su localización en las carpetas del servidor, reduciendo con ello tiempos de búsqueda y fiabilidad en la información deseada.